Présence réorganisée, charges inchangées, l’arithmétique ne suit plus. L’écart se traduit par des coûts cachés récurrents, portés par le télétravail en entreprise et des mètres carrés en jachère.
Des pointes de fréquentation le mardi et le jeudi alternent avec des étages vides le lundi et le vendredi, signal faible d’une ressource gaspillée. Seules des mesures fines du taux d’occupation, un flex office piloté par la demande et des arbitrages guidés par la productivité globale permettent d’aligner mètres carrés, parkings et usages.
Télétravail et bureaux vides : où se nichent les coûts cachés ?
Les directions immobilières voient des plateaux à moitié vides, malgré des baux inchangés. Dans les étages, une organisation matérielle pensée pour le tout-présentiel cohabite avec des surfaces inoccupées et un open space clairsemé. Pour clarifier les postes de dépense, voici les zones où l’argent fuit :
- Espaces sous-utilisés non renégociés avec une politique hybride mal calibrée
- Nettoyage, sécurité et énergie dimensionnés pour 100 % des postes
- Journées creuses et pics liés aux rythmes de présence non pilotés
- Stocks IT et mobiliers dormants, maintenance inchangée
Au cumul annuel, l’addition atteint parfois jusqu’à 100 000 €, entre loyers, charges et services à faible taux d’usage. Un manager l’illustre : « Le mardi, tout le monde revient, le jeudi aussi, puis le reste de la semaine, silence. » Cette alternance crée des trous d’air budgétaires et des frictions opérationnelles, sans amélioration notable de l’expérience employé.
Le parking, maillon faible d’une organisation restée figée
Le stationnement concentre les paradoxes : badges, listes fermées et gestion héritée rendent l’accès rigide, alors que les agendas bougent chaque semaine. À cela se greffe l’attribution nominative, qui laisse des places vacantes quand leurs titulaires télétravaillent ou sont en déplacement. L’effet domino se voit dès 8 h 45, quand les automobilistes tournent sans solution à proximité immédiate.
Cette inertie produit de la saturation ponctuelle aux jours d’affluence et laisse des rangées libres le reste du temps, loin de logiques de ressources partagées.
Une place vide répétée chaque jour finit par peser : l’entreprise peut perdre jusqu’à 100 000 € par an.
Des retards s’accumulent, des réunions commencent tard, et la promesse de flexibilité s’effrite dès la barrière levante, au détriment de la productivité.
Combien coûte une place inoccupée chaque jour de la semaine ?
Sharvy alerte sur une facture pouvant atteindre 100 000 € par an, uniquement liée aux places de stationnement non utilisées les jours télétravaillés. L’exemple partagé repose sur un parc partiellement occupé et des présences concentrées en milieu de semaine, ce qui amplifie le gaspillage.
Pour objectiver, les directions font un calcul budgétaire simple à partir d’un coût par place annuel et projettent la charge au prorata des jours ouvrés. Ce diagnostic met en lumière un amortissement parking décalé, des dépenses annuelles incompressibles et l’absence de retour sur investissement lorsque la ressource n’est ni partagée ni réattribuée.
| Jour | Coût moyen par jour ouvré (référence : 220 jours) |
|---|---|
| Lundi | ≈ 455 € |
| Mardi | ≈ 455 € |
| Mercredi | ≈ 455 € |
| Jeudi | ≈ 455 € |
| Vendredi | ≈ 455 € |
Cette moyenne journalière illustre la part d’une enveloppe annuelle plafonnée à 100 000 €. Elle varie selon le nombre de places réellement vacantes, les pics d’affluence hebdomadaires et la politique d’attribution. Sharvy recommande d’aligner les réservations sur les présences effectives pour réduire ces pertes.
Liberté promise aux salariés, contraintes au portail : le grand écart
Le discours sur l’autonomie cohabite parfois avec des accès au parking verrouillés et des attributions nominatives qui ne reflètent plus les usages. Cela grève l’expérience collaborateur, nourrit des tensions internes lors des pics de présence et questionne l’équité d’accès quand certains badges passent toujours. Les directions RH et services généraux composent, elles, avec des règles rigides héritées des anciens schémas tout-présentiel. Pour clarifier les irritants récurrents, voici les points qui remontent le plus.
- Files au portail et sentiment d’injustice quand des places vides restent réservées.
- Attributions historiques qui ignorent les jours télétravaillés.
- Absence de visibilité sur les disponibilités en temps réel.
- Conflits entre équipes lors des mardis/jeudis très chargés.
Sharvy préconise la libération déclarative des emplacements non utilisés et une redistribution dynamique via application, afin d’aligner pratiques et promesse de flexibilité sans alourdir la facture cachée du télétravail.
Comment s’appuyer sur les données pour ajuster bureaux et parking ?
Un diagnostic commence par des capteurs anonymisés, des exports SIRH et des enquêtes de présence croisée. Au-delà des moyennes hebdomadaires, cartographiez les écarts jour par jour et par site, puis vérifiez la concordance entre badges et déclarations. À ce stade, vous pouvez lancer une analyse d’occupation fine, en distinguant postes attribués, flex et salles, et identifier les zones froides et chaudes.
Mesurez l’occupation réelle sur 13 semaines glissantes pour lisser les biais calendaires et saisonniers.
La corrélation avec les calendriers d’équipes révèle des pics d’affluence récurrents et des creux prévisibles. L’alignement passe par des données RH fiables et à jour (présence, télétravail, congés) afin d’ajuster allocations, quotas et accès. Ce socle facilite une planification opérationnelle itérative qui pilote les droits, les surfaces et les places de parking selon l’usage réel.
Une application intégrée pour coordonner bureaux et stationnement
Un outil unique fluidifie l’expérience du bureau hybride en réunissant plan des étages, contrôle d’accès, parking et bornes. Après paramétrage des règles (jours autorisés, priorités, quotas), l’interface orchestre un moteur de réservation intelligente qui optimise l’attribution des postes et des places libérées. L’ensemble s’administre via une application centralisée, ouverte aux équipes Workplace, IT et Office Management.
L’écosystème gagne en fluidité avec une intégration Workday et d’autres SIRH pour synchroniser contrats, équipes et jours télétravaillés. Le résultat se voit dès l’accueil: moins d’attente au portail, attribution prédictive des places, et un parcours collaborateur sans friction, de la préparation de la venue à la validation d’accès, jusqu’au reporting en fin de journée.
Ce n’est pas le télétravail qui est en cause, c’est la rigidité des organisations; et les entreprise qui prévoient des places de parking pour tous leurs salariés sont très rares, en général, elles sonr réservées aux grands chefs. Au fait, vous évaluez à combien le coût d’obliger les salariés à se déplacer chaque jour : carburant, véhicule, temps, risques d’accident, etc. ?
Stupide, ça coûte la même chose, ça c’est un article pour sauver les tours de la Défense, ringardes, énergivores, inutiles et centralisatrices…
Une rotation des m2 de surfaces plus petites est bien plus rentable, sauf pour les proprios et c’est là tout le problème des dinosaures rentiers.
Si je comprends bien, ce n’est pas un surcoût, juste le même coût qu’avant, mais moins exploité. Tout au plus y a-t-il une possibilité de mieux l’organiser voire de le diminuer, mais en aucun cas une conséquence négative du télétravail….