Réduire les coûts papier et fiabiliser la paie sans alourdir les processus, c’est possible. Des entreprises françaises passent au digital pour archiver, prouver l’intégrité des documents et simplifier l’accès des salariés.
Le choix d’un éditeur SIRH intégré à la paie change la donne. Avec Nibelis, un coffre-fort numérique conserve automatiquement vos bulletins de paie sécurisés, accessibles en continu, traçables, et partageables si besoin. Authentification forte possible, consentement salarié géré, et archivage conforme au RGPD.
Pourquoi les entreprises choisissent Nibelis pour la paie et le SIRH
Nibelis réunit paie, temps, dossiers salariés et documents au sein d’une plateforme cloud accessible partout. Cette approche limite les ressaisies, automatise les DSN et accélère la distribution des bulletins. La solution paie SaaS s’intègre aux usages existants et s’adapte à vos processus, sans projet lourd.
Les équipes gagnent en autonomie grâce au portail employé, aux workflows et aux tableaux de bord. L’application SIRH mobile facilite les validations et la consultation de documents lors des déplacements. La suite SIRH Nibelis soutient la gestion RH en ligne avec un paramétrage conforme à votre convention, tout en garantissant une mise à jour légale continue et transparente.
Le coffre-fort Nibelis : conservation légale et accès 24/7
Les bulletins et documents RH sont déposés automatiquement dans un espace sécurisé, accessible depuis le navigateur et l’app iOS/Android. Vous profitez d’un accès 24/7 documents depuis n’importe quel appareil, avec téléchargement et impression à la demande. Le nibelis coffre-fort isole chaque compte salarié pour préserver la confidentialité.
- Bulletins de paie et duplicatas
- Contrats, avenants et attestations
- Entretiens, notes de frais validées
- Règlements intérieurs et procédures
L’archivage respecte la conservation légale 50 ans des bulletins, avec prolongation jusqu’aux 75 ans du salarié lorsque la loi l’exige. Les documents sont horodatés, scellés et conservés dans une infrastructure certifiée, avec traçabilité des dépôts et audit des accès pour répondre aux exigences de contrôle.
Passer au coffre-fort numérique divise par 100 % les envois papier des bulletins et rend la consultation possible à toute heure, même après départ de l’entreprise.
Sécurité et valeur probante avec Arkhinéo et Docaposte
Le coffre-fort numérique de Nibelis s’appuie sur des mécanismes de chiffrement, des preuves d’intégrité et un tiers archiveur afin d’assurer la valeur juridique des documents RH. Grâce à un partenariat Arkhinéo, filiale de Docaposte spécialisée dans l’archivage à valeur légale, chaque bulletin est scellé, horodaté et tracé. La chaîne de conservation documente toutes les étapes, depuis le dépôt jusqu’à la restitution contrôlée des pièces.
Les dépôts bénéficient d’horodatage qualifié, d’empreintes et d’audits indépendants pour démontrer la traçabilité et l’intégrité. La conformité de l’archivage probant est assurée par des contrôles croisés et une politique de conservation encadrée, tandis que l’infrastructure repose sur un cloud souverain en hébergement Docaposte, garantissant confidentialité, haute disponibilité et réversibilité, y compris pour les migrations multi-entités et les extractions complètes.
Connexion au coffre-fort : web et mobile pas à pas
Pour accéder au coffre-fort, l’administrateur envoie une invitation d’activation contenant un lien de création de mot de passe. La connexion à Nibelis s’effectue ensuite depuis votre espace sécurisé, avec identifiant personnel et authentification renforcée. Vous pouvez activer l’authentification multifacteur, et intégrer un SSO d’entreprise pour un accès fluide tout en réduisant les saisies répétitives.
L’usage sur mobile reste fluide et sécurisé. Sur iOS et Android, l’application mobile SIRH Nibelis permet de consulter et télécharger les bulletins, recevoir des notifications de mise à disposition et se connecter au coffre-fort Nibelis par biométrie selon l’appareil. Les sessions sont chiffrées, les jetons expirent automatiquement, et l’accès hors bureau fonctionne aussi bien en 4G qu’en Wi‑Fi.
Nibelis salarié : activer son compte et gérer ses identifiants
Vous recevez un email d’invitation avec un lien personnel pour créer votre accès et définir un mot de passe robuste. Après cette étape, validez votre profil et testez la connexion web et mobile pour confirmer que tout fonctionne. L’interface guide pas à pas l’activation de l’espace salarié, puis vous accompagne lors des premières actions. Pour réussir votre première connexion, suivez ces repères utiles :
- Vérifier l’expéditeur et la validité du lien
- Choisir un mot de passe long et unique
- Activer la double authentification si proposée
- Confirmer l’adresse email et le mobile
Les documents sont accessibles depuis le portail et l’application, avec une interface claire pour retrouver vos justificatifs. Les bulletins se consultent dans Nibelis mon compte et leur accès repose sur des identifiants sécurisés renouvelables à tout moment. Chaque Nibelis salarié dispose d’un coffre personnel, relié à son profil, pour une consultation simple sans étape superflue.
Bulletins de paie numériques : bénéfices mesurables pour le service RH
La généralisation des bulletins électroniques simplifie l’envoi, évite les impressions et limite les erreurs de manipulation. Cette approche fluidifie la distribution dématérialisée et fiabilise les échanges avec les collaborateurs. L’automatisation s’appuie sur la fiche de paie Nibelis et sur des workflows de validation, afin d’accélérer les cycles de traitement sans multiplier les interventions manuelles.
Le pilotage s’améliore grâce à des tableaux de suivi, des accusés de mise à disposition et des alertes en cas d’anomalies. Les équipes mesurent des gains de temps RH grâce à la réduction des relances, à l’archivage centralisé et à la consultation 24h/24 sur web et mobile, ce qui limite les demandes ponctuelles au service paie.
À noter : la preuve de dépôt, la traçabilité et l’accès en continu facilitent les audits et sécurisent la diffusion des bulletins.
Mon compte, congés et absences : modules utiles au quotidien
Le portail salarié vous permet de mettre à jour vos informations, consulter vos bulletins et suivre vos demandes depuis le web ou l’application mobile. Les workflows de validation sont paramétrables par service, avec des alertes aux managers et rappels automatiques. Pour fluidifier le pilotage, la gestion des absences en ligne s’appuie sur des compteurs synchronisés et des plannings partagés.
Des règles d’acquisition, RTT, forfait jours et motifs d’absence se configurent sans recours à l’IT, puis s’appliquent au quotidien. Le module Nibelis Congés consolide les droits, évite les chevauchements et historise les décisions pour l’audit. Dans le même esprit, le self-service du collaborateur accélère les demandes, réduit les emails et donne une visibilité immédiate aux équipes opérationnelles.
Tarifs et packs Nibelis pour PME et grands comptes
La suite Paie et RH s’active sur un périmètre évolutif, avec un chiffrage fondé sur l’effectif et les modules sélectionnés. Pour une lecture claire, les packs Nibelis regroupent fonctionnalités, support et mises à jour. La tarification de la paie en cloud limite les coûts d’infrastructure, tout en garantissant un niveau de service stable et contractualisé.
Selon vos enjeux, des parcours projet sont proposés avec cadrage, reprise de données et formation des équipes. Les offres pour PME et grands comptes alignent gouvernance et sécurité, tandis qu’un accompagnement SIRH structure les déploiements multi-sites, les interfaces et la conduite du changement, afin d’obtenir un démarrage fluide et des utilisateurs rapidement autonomes.
Garanties de conformité RGPD et archivage longue durée
Nibelis sécurise les bulletins de paie via chiffrement, contrôle d’accès et traçabilité complète, avec dépôt probant chez Arkhinéo (Docaposte). Les traitements sont limités au strict nécessaire, et les droits des salariés sont respectés conformément aux recommandations de la CNIL. Le registre des traitements, les clauses de sous-traitance et la transparence encadrent la conformité RGPD sur l’ensemble du cycle de vie des documents.
L’archivage probant s’appuie sur horodatage, scellés et certificats conformes eIDAS, garantissant l’intégrité et l’authenticité. La conservation couvre les obligations légales et reste réversible en cas de changement d’outil, pour un archivage longue durée sans rupture de preuve. Les bulletins conservent la valeur juridique des documents grâce aux journaux d’audit et aux vérifications d’intégrité accessibles aux employeurs et aux salariés.
