Entre OneDrive et SharePoint, le choix semble anodin, pourtant il façonne la manière dont vos équipes créent fichiers et les partagent. Cette décision pèse sur qualité de la collaboration en ligne au quotidien.
Beaucoup d’équipes hésitent entre garder un projet dans un OneDrive personnel ou le basculer sur un espace SharePoint partagé. Derrière ce geste apparemment neutre se jouent vos usages des outils Microsoft 365, votre niveau de sécurité des données et votre approche de la gestion documentaire cloud pour limiter les pertes d’information et garantir une continuité de travail fluide entre tous les collaborateurs du service.
OneDrive et SharePoint au sein de Microsoft 365
Dans Microsoft 365, OneDrive et SharePoint occupent une place centrale pour créer, stocker et partager les documents de l’entreprise. Ils complètent naturellement la suite bureautique Microsoft en apportant un espace unique où Word, Excel, PowerPoint et Outlook se connectent aux mêmes fichiers. Le salarié travaille ainsi depuis son poste, un navigateur ou un smartphone, sans se soucier de l’emplacement physique des données.
En arrière‑plan, Microsoft 365 pilote l’authentification, la sauvegarde et la synchronisation pour que l’expérience reste fluide d’un terminal à l’autre. OneDrive s’oriente vers un usage individuel, tandis que SharePoint structure les espaces communs bâtis sur des services cloud professionnels gérés par l’organisation. Cet ensemble forme un véritable environnement de travail numérique, cohérent avec les règles de sécurité, de conformité et de gouvernance choisies par la direction informatique.
Différence entre OneDrive et SharePoint pour la propriété des fichiers
OneDrive rattache chaque fichier au compte de l’utilisateur, alors que SharePoint associe les documents à un site ou à une équipe. Cette logique influence la propriété des données : dans OneDrive, la personne détient le contrôle principal, tandis que sur un site SharePoint, la responsabilité se partage entre l’équipe et l’organisation. Pour le travail individuel, le modèle de stockage personnel OneDrive convient aux brouillons, notes de réunion, exports Excel ou documents encore en cours de préparation.
Dès qu’un document sert de référence commune, la bascule vers une bibliothèque SharePoint devient plus adaptée. Ces bibliothèques fonctionnent comme de véritables espaces partagés SharePoint, dans lesquels plusieurs personnes coéditent, commentent et valident les mêmes fichiers. Ce choix structure la continuité des informations : les documents restent accessibles à l’équipe, même si un collaborateur change de poste ou quitte l’entreprise.
Les principaux écarts peuvent se résumer ainsi :
- Dans OneDrive, les fichiers dépendent du cycle de vie du compte utilisateur.
- Dans SharePoint, les documents restent liés au site d’équipe et survivent aux mouvements de personnel.
- Le partage OneDrive repose sur des invitations ciblées, alors que les sites SharePoint s’appuient sur des groupes.
- Les règles d’archivage et de rétention sont plus faciles à appliquer sur les bibliothèques SharePoint.
À retenir : limiter les fichiers d’équipe dans OneDrive réduit les risques de perte d’accès lorsque les postes évoluent ou que des collaborateurs quittent l’organisation.
Impact sur la collaboration quotidienne entre collègues
Au quotidien, OneDrive et SharePoint ne structurent pas la collaboration de la même façon. OneDrive sert plutôt de carnet de travail personnel où l’on peaufine un document avant de penser au partage. Puis viennent les invitations ciblées, un partage de documents limité à quelques collègues, transmis par lien dans Teams ou par courriel simplement.
SharePoint propose un autre rythme, centré sur des espaces communs attachés à chaque service, projet ou client. Les bibliothèques de documents liées aux canaux Teams accueillent le travail simultané dans Word, Excel ou PowerPoint, sans pièces jointes qui se multiplient. Cette organisation clarifie l’historique des versions, nourrit la communication interne de l’équipe et aide les nouveaux arrivants à retrouver rapidement les fichiers, plutôt que de dépendre des dossiers personnels de chacun.
Gestion des droits d’accès et sécurité des informations
Avec OneDrive, le partage se fait par liens envoyés à des personnes précises, ce qui rend les échanges rapides. Dès que ces liens circulent largement, le contrôle des permissions devient délicat, car personne ne sait vraiment qui a gardé l’accès au fil du temps. Dans SharePoint, des groupes structurent la gestion des accès utilisateurs ; voici les principaux niveaux rencontrés dans les bibliothèques d’équipe.
- Lecture seule pour consulter un document sans pouvoir l’enregistrer ni le modifier.
- Contributeur pour ajouter de nouveaux fichiers ou mettre à jour ceux de l’équipe.
- Modification sur une bibliothèque précise pour les responsables de dossier.
- Contrôle total pour l’administrateur chargé de la structure du site.
SharePoint travaille main dans la main avec les protections de Microsoft 365 pour journaliser les accès et les actions sur chaque document. Certaines bibliothèques sont isolées afin de préserver la confidentialité des fichiers sensibles, comme les dossiers RH, juridiques ou financiers. Les équipes bénéficient en parallèle de politiques de sécurité et de rétention qui conservent les données d’un ancien salarié pendant 30 jours, avec jusqu’à 93 jours supplémentaires accessibles pour l’administrateur en cas d’erreur.
Organisation des documents de projet et travail en équipe
Pour un projet, OneDrive sert plutôt de brouillon personnel, alors que SharePoint pose le cadre collectif. Les documents naïvement stockés dans des dossiers personnels finissent éparpillés. Avec un site d’équipe, chaque fichier de travail trouve sa place, relié aux tâches, aux réunions et aux décisions prises tout au long du projet.
Dans ce cadre commun, une arborescence documentaire claire se construit par projet, avec des bibliothèques de documents pour les livrables, les contrats ou les archives. Les équipes y créent des dossiers de projet partagés pour chaque lot de travail, ce qui facilite la coédition, le suivi des versions et les droits d’accès.
| Solution | Type d’usage principal | Stockage de base Microsoft 365 | Taille maximale d’un fichier |
|---|---|---|---|
| OneDrive pour l’entreprise | Espace personnel lié au compte utilisateur | 1 To par utilisateur, extensible selon licence | 250 Go |
| SharePoint Online | Espace d’équipe et sites de projet | 1 To par organisation + 10 Go par licence | 250 Go |
Rôle de Microsoft teams dans le choix entre OneDrive et SharePoint
Microsoft Teams sert d’interface frontale pour les documents, sans remplacer OneDrive ni SharePoint. Les canaux teams standard créent automatiquement une bibliothèque de fichiers dans un site SharePoint associé, où les documents d’équipe restent liés à la structure du canal, aux réunions et aux conversations publiques.
Pour les discussions privées ou les chats de petit groupe, les pièces jointes deviennent des fichiers de conversation stockés dans OneDrive, attachés au compte des participants. Cette logique cohabite avec l’intégration teams sharepoint, qui permet d’ajouter des onglets, des automatisations et des règles de sécurité directement sur les fichiers d’un canal.
À retenir : créer une équipe Teams pour chaque vrai projet permet d’ancrer les documents métiers dans SharePoint plutôt que dans les espaces personnels OneDrive.
Bonnes pratiques pour faire évoluer un document d’un espace personnel vers un espace d’équipe
Un brouillon ou un mémo préparé seul a sa place dans OneDrive, pratique pour tester des idées et avancer sans contraintes. Quand le document commence à engager plusieurs collègues, il gagne à migrer vers un site SharePoint, ce basculement balisant le cycle de vie d’un document et limitant la prolifération de copies non contrôlées partout.
Pour un nouveau projet, un rapide accord d’équipe sur le futur emplacement des fichiers évite les hésitations plus tard. Dans cette logique, le passage de OneDrive vers SharePoint organise la centralisation des fichiers, clarifie les responsabilités et soutient des méthodes de collaboration cohérentes avec Teams, Power Automate ou Copilot au quotidien pour tous les membres concernés.
Conséquences d’un départ d’employé sur les documents partagés
Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, les fichiers hébergés dans son OneDrive restent visibles pour son responsable pendant 30 jours, puis pour les administrateurs durant 93 jours. Cette période restreinte fragilise la continuité d’activité si aucun transfert préalable vers un espace SharePoint d’équipe n’a été anticipé, avec une perte possible de repères critiques.
Les bibliothèques SharePoint ne disparaissent pas lorsqu’une personne s’en va et les droits se réattribuent facilement à un nouveau responsable. Dans ce cadre, la récupération des données reste structurée, les risques de perte documentaire diminuent nettement et l’historique complet des projets demeure accessible à l’équipe comme à l’IT, sans procédures lourdes ou interventions urgentes.
Comment OneDrive et SharePoint influencent au final la dynamique de votre équipe
Le choix entre OneDrive et SharePoint ne modifie pas seulement l’endroit où vous stockez vos fichiers, il modèle la manière dont votre équipe travaille au quotidien. Vos habitudes de travail se transforment selon que chacun garde ses documents dans son espace personnel ou les dépose rapidement dans un site d’équipe. Cette bascule influence la culture de partage : rétention d’information, transparence, réflexes de coédition et usage des commentaires ne seront pas les mêmes.
En 2025, plus de 200 millions d’utilisateurs mensuels emploient SharePoint Online et OneDrive dans Microsoft 365, ce qui montre à quel point ces espaces structurent la collaboration. La manière dont vous définissez l’organisation de l’information entre OneDrive et les sites SharePoint oriente désormais vos futurs choix des outils collaboratifs, qu’il s’agisse de Teams, de Power Automate ou de Copilot, et conditionne la fluidité du travail collectif.
