La fin d’une location-gérance impose deux démarches distinctes : publier une annonce légale dans les 15 jours suivant la fin du contrat, puis déclarer la nouvelle situation de l’entreprise sur le guichet unique de l’INPI. Pour une activité commerciale, le greffe conserve le contrôle du dossier et la tenue du registre du commerce et des sociétés (RCS).
La démarche dépend de ce que devient l’activité du locataire-gérant. Restituer le fonds ne conduit pas nécessairement à une radiation : l’entreprise peut poursuivre une autre activité, fermer seulement un établissement ou, selon sa situation, interrompre temporairement son exploitation.
Fixer la date de fin avant de publier l’annonce
Avant toute déclaration, vérifiez les clauses de durée, de renouvellement et de préavis du contrat. La location-gérance peut se terminer à l’échéance sans reconduction, par un accord de résiliation ou selon une autre voie de rupture applicable. Il n’existe pas de préavis de trois mois valable systématiquement.
Retenez surtout la date effective de fin. Un accord de résiliation anticipée peut être signé avant la date à laquelle les parties conviennent d’arrêter l’exploitation. C’est cette prise d’effet qu’il faut distinguer de la signature pour préparer des documents cohérents. La publicité ne remplace pas le respect des conditions contractuelles de rupture.
Le loueur ou le locataire-gérant doit faire publier l’avis dans un support habilité à recevoir des annonces légales du département où se situe le fonds. Il peut s’agir d’un journal ou d’un service de presse en ligne habilité. Convenez expressément de la personne chargée de cette démarche pour éviter que chacun attende l’autre.
L’annonce identifie les parties, la nature et l’adresse du fonds, le contrat concerné ainsi que sa date de fin effective. Pour une société, préparez notamment la dénomination, la forme juridique, le siège et l’immatriculation. Conservez l’attestation de parution remise par le support : elle permet de justifier la publication.
Radiation, modification ou fermeture d’établissement : choisir la bonne démarche
L’annonce rend publique la fin du contrat. La formalité d’entreprise, elle, met à jour la situation de l’exploitant au RCS et au registre national des entreprises (RNE). Ces deux opérations sont distinctes : accomplir l’une ne dispense pas de l’autre.
Le choix ne repose donc pas uniquement sur la restitution du fonds, mais sur la poursuite ou non de l’activité et sur l’établissement concerné.
| Situation après la fin du contrat | Démarche à envisager | Point de vigilance |
|---|---|---|
| L’entrepreneur individuel cesse définitivement toute activité | Déclaration de cessation totale entraînant la radiation | Il faut cesser toute activité, pas seulement l’exploitation de ce fonds |
| La société poursuit son activité ailleurs | Modification de sa situation, notamment de l’activité ou des établissements | La fin du contrat n’entraîne pas sa dissolution automatique |
| L’établissement exploité en location-gérance ferme, mais l’entreprise continue | Déclaration de fermeture de l’établissement concerné | Ne pas déclarer la cessation de toute l’entreprise |
| Le propriétaire reprend personnellement l’exploitation | Immatriculation ou modification de sa propre inscription | Le dossier de l’ancien locataire-gérant ne couvre pas la reprise |
Un entrepreneur individuel qui conserve une autre activité doit lui aussi envisager une modification plutôt qu’une cessation totale. Une interruption temporaire peut relever de la mise en sommeil, sous réserve des conditions propres à cette démarche.
Pour le propriétaire qui reprend le fonds, l’opération dépend de sa situation initiale : ouverture d’établissement, prise d’activité ou autre modification. Il doit effectuer sa propre formalité, comme le ferait un nouvel exploitant.
Pensez également au siège social du locataire-gérant. S’il se trouve dans les locaux restitués, sa domiciliation après le départ doit être examinée ; un transfert de siège peut être nécessaire.
Trois délais à ne pas confondre
La publication de la fin de location-gérance doit intervenir dans les 15 jours suivant la fin du contrat. Ce délai concerne l’annonce légale, pas la mise à jour de l’entreprise.
Selon l’INPI, les modifications d’une entreprise individuelle ou d’une société se déclarent dans le mois suivant le changement. Pour la cessation définitive d’une entreprise individuelle, la déclaration doit être effectuée dans les 30 jours suivant l’arrêt de l’activité.
Ces échéances correspondent à des obligations de déclaration. Elles ne garantissent pas que le greffe aura traité ou accepté le dossier dans le même délai. Il faut donc distinguer la date à laquelle vous déposez la formalité de celle à laquelle les informations de l’entreprise sont effectivement actualisées.
Préparer les pièces selon l’opération déclarée
Rassemblez les documents permettant d’identifier le fonds, les parties et les conditions de fin du contrat. Cette préparation facilite le dépôt, mais elle ne constitue pas une liste de pièces obligatoires dans toutes les situations.
Les documents et renseignements utiles comprennent :
- le contrat initial de location-gérance ;
- l’acte de résiliation ou le document établissant la fin du contrat ;
- l’attestation de parution de l’annonce légale ;
- les renseignements d’identification des parties et du fonds ;
- le numéro Siren de l’entreprise et l’identification de l’établissement concerné ;
- le pouvoir, si un mandataire accomplit la démarche.
Le guichet unique détermine les justificatifs à joindre à partir des informations saisies et de l’opération choisie. Une fermeture d’établissement, un transfert de siège et une cessation totale ne demandent pas nécessairement les mêmes documents. Les pièces d’identité ou les extraits d’immatriculation doivent être joints lorsque la formalité les réclame, sans les considérer comme systématiquement exigés des deux parties.
Avant le dépôt, comparez l’acte, l’annonce et les informations à déclarer. L’adresse du fonds, l’établissement visé et la date effective de fin doivent être cohérents.
Déposer la formalité sur le guichet unique de l’INPI
Les démarches de modification ou de cessation passent par le guichet unique, même lorsque le dossier relève du contrôle du greffe pour le RCS. Sur le portail e-procédures, le dépôt suit les étapes suivantes :
- Choisissez « Créer, modifier ou cesser une entreprise ».
- Recherchez l’entreprise avec son numéro Siren.
- Sélectionnez « Modifier l’entreprise » ou « Cesser l’entreprise », selon la situation retenue.
- Renseignez les changements ou la cessation, puis téléversez les justificatifs demandés au format PDF.
- Vérifiez le récapitulatif et la synthèse, signez électroniquement la formalité et réglez les frais applicables.
Cliquer sur « Valider le dossier » ne suffit pas à terminer le dépôt. La signature et, si la démarche est payante, le paiement sont nécessaires avant la transmission aux autorités compétentes.
Le suivi se fait ensuite dans le tableau de bord du guichet unique. Traitez les éventuelles demandes de régularisation sur ce même portail. Un accusé de dépôt prouve le dépôt, mais pas l’acceptation de la modification : vérifiez la validation du dossier et l’actualisation des informations de l’entreprise.
Conservez ensemble l’acte établissant la fin du contrat, l’attestation de parution, la synthèse de la formalité et les confirmations reçues.
Distinguer le prix de l’annonce des frais de formalité
Le budget comprend des dépenses différentes : la publication de l’annonce légale, les frais éventuels de la formalité d’entreprise et, si vous faites appel à un professionnel, ses honoraires d’accompagnement.
Le prix de l’annonce de fin de location-gérance dépend de sa longueur et du tarif au caractère applicable dans le département. Ce n’est pas une annonce de dissolution de société soumise au forfait correspondant.
Selon l’INPI, la déclaration de cessation d’activité d’une entreprise individuelle est gratuite, sous réserve des frais pouvant concerner certains registres. Cette gratuité ne couvre pas l’annonce de fin de location-gérance.
Pour une modification, les frais varient avec l’opération déclarée. Vérifiez le montant dans le dossier et le devis du support de publication, en séparant les prestations facultatives. Il n’existe pas de total unique applicable à toutes les fins de contrat.
Régler la sortie du fonds sans oublier les dettes
L’article L144-9 du Code de commerce rend immédiatement exigibles les dettes liées à l’exploitation, contractées par le locataire-gérant pendant la gérance. L’événement déclencheur est la fin du contrat, et non la publication de l’annonce. La radiation n’efface pas ces dettes. La fin de la location-gérance ne crée pas non plus une nouvelle solidarité du propriétaire pendant six mois.
La restitution gagne à être formalisée par un inventaire contradictoire et un arrêté des comptes de redevances et de charges. Pour les stocks et le dépôt de garantie, vérifiez les modalités prévues au contrat. Si une procédure collective est ouverte, un examen spécifique des contrats et des dettes est nécessaire : son ouverture ne résilie pas automatiquement la location-gérance.
