Vos clients vous envoient des milliers de déductions générées automatiquement… et vous les traitez encore à la main ?
Dans certains secteurs, grande distribution, retail, e-commerce, FMCG, les déductions tombent en rafales.
Chaque réduction promotionnelle, chaque écart perçu par le client génère une déduction, souvent de manière automatisée. Ce sont donc des centaines, parfois des milliers d’écarts par mois… qui arrivent dans vos équipes comme une pluie continue de PDF, portails fournisseurs, fichiers EDI, e-mails ou relevés bancaires.
Et dans de nombreuses équipes, le traitement reste entièrement manuel :
on ouvre le fichier, on vérifie la référence, on cherche un document justificatif, on renvoie la demande au service client, on avance dossier par dossier. Pendant ce temps, les déductions s’accumulent. Les délais s’allongent. Les montants s’alourdissent. Et la capacité de récupération chute.
Il est temps de s’équiper.
Pourquoi les déductions explosent : un phénomène que vous ne contrôlez pas
Dans la grande distribution et l’e-commerce, les plateformes appliquent massivement l’automatisation. Les déductions partent automatiquement. Aucun humain côté client, mais… beaucoup côté fournisseur.
Conséquence : vous recevez des volumes industriels de déductions, mais vous n’avez pas l’infrastructure pour les absorber.
Et ces volumes augmentent avec :
- la multiplication des canaux de vente ;
- les règles promotionnelles complexes ;
- l’arrivée des marketplaces ;
- les portails A/P qui imposent leurs formats.
Face à ça, tenter de suivre le rythme avec des feuilles Excel et des e-mails relève de l’impossible.
Les conséquences d’un traitement manuel : un coût invisible… mais très réel
Les impacts se voient dans l’opérationnel, puis dans les résultats financiers.
Temps perdu à analyser chaque déduction en manuel
Un analyste peut passer 20 à 30 minutes sur un seul cas : ouvrir le portail, trouver le ticket, retrouver la facture, solliciter le service client, vérifier le bon de livraison… Quand vous en recevez 300 par semaine, l’équation ne tient plus.
Documents dispersés = lenteur assurée
Les preuves de livraison, contrats, e-mails, avoirs, conditions commerciales sont éparpillés dans plusieurs systèmes. La simple recherche d’un justificatif devient un frein à la résolution.
Des litiges qui vieillissent… et deviennent irrécouvrables
Une déduction contestée à temps a de fortes chances d’être récupérée. Une déduction laissée 60 ou 90 jours dans un backlog a beaucoup plus de chances d’être définitivement perdue. Le vieillissement est l’ennemi n°1 du recouvrement d’un litige.
Des milliers d’euros qui devraient revenir dans votre trésorerie restent bloqués
Ce que les directions comptes clients appellent souvent “petites déductions” finit souvent en pertes comptables : 5 €, 20 €, 80 €… multipliés par des milliers de tickets. À la fin, ce sont des centaines de milliers d’euros perdus par an dans certaines entreprises.
La solution ? Passer à l’automatisation avec un logiciel dédié
Un outil de gestion des déductions permet de reprendre la main sur ces flux massifs, sans multiplier vos effectifs. Son rôle n’est pas de “remplacer” les équipes, mais de les délester du travail répétitif pour qu’elles se concentrent sur la résolution.
Reconnaissance automatique des déductions, quelle que soit leur source
L’outil extrait les informations clés (référence, montant, motif, facture associée) sans intervention manuelle. Fini les téléchargements un par un et les copier-coller interminables.
Centralisation dans un référentiel unique
Toutes les informations nécessaires à la résolution sont rassemblées :
- factures ;
- bons de livraison ;
- preuves de dépôt ;
- accords commerciaux ;
- échanges clients.
Les analystes ne cherchent plus. Ils traitent.
Détection automatique des déductions valides et invalides
Un bon outil analyse chaque déduction en la comparant instantanément aux éléments clés du contrat commercial : les conditions négociées, les quantités réellement livrées, l’historique des litiges, les accords en cours et les avoirs déjà émis.
En quelques secondes, il distingue ce qui est justifié, ce qui doit être contesté et ce qui nécessite un complément d’information.
Cette lecture automatique réduit drastiquement le temps passé à vérifier les écarts et fiabilise les décisions de vos équipes.
Workflow dédié pour traiter les déductions dans les temps
Une fois intégrée dans le système, chaque déduction suit un parcours précis : elle est automatiquement assignée au bon analyste, associée à un délai de traitement, et accompagnée de rappels et validations internes au fil des étapes. Le client est informé au bon moment, avec les bonnes informations, sans relance manuelle. Ce fonctionnement rend le suivi plus clair, limite le vieillissement des dossiers et accélère la récupération des montants qui vous reviennent.
Les résultats : ce que constatent les directions financières une fois l’outil déployé
Les entreprises qui industrialisent la gestion de leurs déductions constatent rapidement une évolution nette de leurs performances.
D’abord, près de 90 % des justificatifs de réclamation sont désormais récupérés et regroupés automatiquement, ce qui allège la charge administrative et accélère les premières vérifications. Cette fluidité se traduit directement dans les délais : le temps moyen de résolution diminue de 30 %, car les litiges ne s’enlisent plus dans des recherches interminables.
Avec un traitement plus rapide et mieux priorisé, les équipes parviennent à doubler le nombre de déductions résolues chaque jour. Elles consacrent enfin leur énergie à l’analyse et à la prise de décision, plutôt qu’à collecter des documents dispersés. Cette efficacité retrouvée entraîne une amélioration des résultats financiers : le taux net de récupération progresse d’environ 30 %, ce qui limite les pertes évitables et réduit les montants abandonnés.
Enfin, la productivité augmente fortement : on observe en moyenne + 40 % de gains par équivalent temps plein, preuve qu’une même équipe peut produire un impact bien plus élevé lorsque les tâches manuelles et répétitives sont éliminées.
Plus vous automatisez tôt, plus vous récupérez vite
Le volume de déductions ne diminuera pas. Il augmentera avec l’automatisation des plateformes clients, les ventes omnicanales et la complexité logistique.
Un logiciel de gestion des déductions est aujourd’hui un levier stratégique, non plus un simple outil d’efficacité opérationnelle. Les déductions deviennent un problème si vous n’avez pas le système pour les absorber. Avec les bons outils, elles cessent d’être un goulet d’étranglement pour devenir un processus maîtrisé, piloté et bien plus rentable.
