Vous avez une voiture de fonction et vous vous demandez si votre conjoint peut la conduire sans faux pas juridiques ? Elle repose sur une autorisation de l’employeur écrite.
Les conséquences diffèrent selon le type de voiture et les clauses déjà signées. Entre l’usage privé du véhicule toléré ou non et le cadre contractuel précisé noir sur blanc, un détail peut entraîner une franchise, un malus, voire la prise en charge personnelle d’un sinistre. Une erreur coûte.
Autorisation de l’employeur : pourquoi et comment l’intégrer au contrat
Le conjoint peut conduire la voiture de fonction si l’employeur le permet explicitement. Cette permission est idéalement formalisée par écrit pour éviter tout malentendu et sécuriser les responsabilités. Le document précise l’usage privé, les limites géographiques, ainsi que la validité du permis et l’âge du conducteur tiers.
L’autorisation peut figurer dans le contrat de travail ou faire l’objet d’un avenant au contrat qui fixe les plages d’utilisation, les trajets privés autorisés et les règles de restitution. On y intègre une clause d’utilisation et, si l’assureur l’exige, une couverture de type assurance auto tous risques afin d’aligner garanties, franchise et responsabilités.
Assurance et conducteur secondaire, ce qui change pour le conjoint
Si le conjoint prend le volant plus qu’à titre occasionnel, l’assureur doit être informé pour adapter le contrat. Après le premier prêt, mentionnez le statut et la fréquence d’usage ; l’ajout passe par une déclaration assureur et l’inscription du conjoint comme conducteur secondaire régulier, pour éviter tout refus d’indemnisation.
Les règles d’usage figurent dans le règlement interne sur l’utilisation des véhicules et dans les conditions particulières du contrat d’assurance. Vérifiez les exclusions, les zones de circulation et les plafonds de kilomètres privés. En cas de sinistre responsable, la franchise d’assurance peut être refacturée au salarié selon l’accord interne et la pratique de l’employeur. Points à vérifier avant d’autoriser la conduite :
- Ajout du conjoint sur le contrat
- Niveau de garanties et exclusions
- Modalités de déclaration des sinistres
- Répartition des coûts et de la franchise
À retenir : un conducteur non déclaré peut entraîner une réduction d’indemnisation ou un recours de l’assureur, même si le permis est valide.
Différence entre véhicule de fonction et véhicule de service
Un véhicule de fonction est attribué au salarié pour le travail et la vie privée. La mention figure dans le contrat ou un avenant, avec une car policy précisant les usages et les ayants droit. Au-delà des déplacements professionnels, la voiture peut être utilisée pour les trajets domicile, week-ends ou vacances, si l’employeur a donné un accord explicite et que le contrat d’assurance d’entreprise le prévoit.
Le véhicule de service obéit à une règle plus stricte et reste lié à la mission. Il est remis pour la durée du chantier ou de la tournée, puis restitué. Aucune utilisation personnelle autorisée n’est prévue, sauf dérogation écrite rare, et l’entreprise contrôle les clés, le kilométrage ainsi que le stationnement hors du temps de travail.
Infractions, désignation obligatoire et conséquences financières
Pour les infractions constatées sans interception, l’entreprise titulaire de la carte grise doit identifier le conducteur réel. La loi impose la désignation du conducteur dans un délai de 45 jours, que le volant ait été tenu par le salarié ou par son conjoint dûment autorisé. À défaut, la responsabilité de la société est engagée en plus de l’infraction initiale relevée par les autorités.
Après identification, la personne paie l’amende correspondante et subit, le cas échéant, le retrait de points inscrit sur son permis. En cas d’absence de déclaration, l’employeur s’expose à une amende forfaitaire spécifique pour non-désignation, avec un montant pouvant atteindre 3 750 euros pour la personne morale, qui s’ajoute au procès-verbal de départ.
Bonnes pratiques pour l’entreprise et le salarié
Pour l’employeur, formalisez l’option de conduite par le conjoint dans le contrat ou une charte. Intégrez ces règles à une politique interne précise : limites d’usage privé, zones géographiques, règles de stationnement. Vérifiez que l’assurance mentionne le conjoint comme conducteur autorisé, avec franchises et exclusions connues. Tenez un relevé des kilomètres personnels et diffusez la procédure de désignation du conducteur pour les amendes, à effectuer sous 45 jours. Conservez copie des attestations dans le véhicule et au service RH.
Pour le salarié, demandez une autorisation écrite et respectez les conditions fixées par l’entreprise. Conservez des preuves d’autorisation avec l’attestation d’assurance, et vérifiez le permis du conjoint. Déclarez-le comme conducteur secondaire si l’usage devient habituel, afin d’éviter un refus de garantie. Signalez tout sinistre rapidement, et suivez le kilométrage privé pour l’avantage en nature et d’éventuels contrôles fiscaux.
