Alors que les temps de travail en entreprise étaient gérés de façon manuelle grâce à des milliers de registres et de feuilles Excel, de plus en plus de RH se tournent désormais vers les logiciels de gestion de temps.
C’est du moins qu’affirme une étude de Beebole qui montre que 73 % des dirigeants qui utilisent un tel outil le trouvent plus efficace qu’une gestion manuelle. Comment les outils de gestion des temps sont-ils devenus incontournables dans le mécanisme de fonctionnement des entreprises ? Quels sont les avantages concrets de ce type d’outil ? On vous en dit plus.
Les défis de la gestion des temps par les RH
Chaque année, les services des ressources humaines rencontrent de nombreux défis dans la gestion des temps de travail. Ils concernent notamment la présence effective des collaborateurs et l’anticipation des pics de travail.
Le travail effectif des collaborateurs
Traditionnellement, les heures d’entrées et de départ en entreprise sont gérées grâce à des registres physiques. Cette approche présente des limites évidentes, parce qu’elle n’offre aucune donnée fiable sur la véritable dynamique des collaborateurs et sur le temps consacré au traitement des dossiers de l’entreprise.
De même, d’après un rapport du CIPS publié en 2025, 95 % des employeurs interrogés déclarent « proposer une forme ou une autre d’aménagement » du temps de travail. Le plus souvent, cela passe par la mise en place d’une méthode de fonctionnement qui alterne le travail au bureau et le télétravail.
Toutefois, bien que le télétravail présente de nombreux avantages, il complexifie le suivi effectif dû de travail. Désormais, il est matériellement impossible de connaître le temps de travail des collaborateurs lorsqu’ils sont en dehors des locaux de l’entreprise. D’ailleurs, vous pouvez en savoir plus ici sur l’enregistrement du temps de travail.
La charge administrative et la productivité de l’entreprise
Comme évoqué plus haut, les entrées et sorties étaient inscrites sur des registres physiques. Leur analyse implique donc un travail fastidieux pour connaître les absences, les pointages et les heures supplémentaires.
Cette absence de visibilité en temps réel du travail des collaborateurs empêche les RH de gérer efficacement le personnel pour anticiper les pics d’activité. Mieux, elle présente des risques juridiques réels. En effet, les heures de travail, les heures supplémentaires, les pauses et les congés sont strictement encadrés par la loi.
Une mauvaise vision d’ensemble entraîne donc une perte en productivité de l’entreprise, mais aussi des risques de contrevenir aux dispositions légales qui régissent le travail des collaborateurs. Face à ces défis, les outils de gestion des temps, comme ceux proposés par Protime, apportent des solutions concrètes.
Les outils de gestion des temps : des solutions qui optimisent le travail des RH
Comme son nom l’indique, un outil de gestion des temps est une application ou un logiciel qui permet de suivre efficacement le temps de travail des employés d’une entreprise. Il présente de multiples fonctionnalités. En général, il permet :
- de créer, de modifier et de gérer les horaires de travail ;
- d’optimiser la demande, l’approbation et le suivi des congés et/ou des absences ;
- de suivre le temps de travail effectif des collaborateurs ;
- d’analyser la productivité et le coût de la main d’œuvre ;
- et de coordonner le temps de travail avec le système de rémunération.
Les logiciels d’enregistrement de temps de travail sont des solutions complètes qui permettent aussi de planifier l’évolution des activités pour anticiper les périodes fortes.
La gestion de temps : quels avantages concrets pour les RH ?
Les solutions de gestion des temps sont devenues incontournables pour les RH à cause de leur capacité à apporter des réponses concrètes à des problèmes quotidiens. En effet, ces outils permettent d’automatiser le travail chronophage de collecte des données. Grâce à la centralisation, il devient possible de connaître précisément le temps de travail réalisé par les collaborateurs.
De plus, les outils de gestion des temps indiquent les congés, les périodes d’absence et les contraintes des uns et des autres. Cette information est capitale parce qu’elle donne une visibilité accrue de la disponibilité des collaborateurs et permet de réaliser de meilleures planifications.
Enfin, le suivi des heures de travail effectif permet de contrôler automatiquement le recours aux heures supplémentaires. Ce point est particulièrement important lorsqu’on sait que cet aspect du travail en entreprise est soumis à une réglementation stricte. Par ailleurs, la disponibilité de ces informations renforce la crédibilité de l’entreprise lors des contrôles de l’URSSAF.
En définitive, les outils de gestion des temps jouent un rôle décisif dans le management des entreprises. Ils dispensent les RH des travails fastidieux et chronophages, leur offrant ainsi la possibilité de consacrer de l’énergie à l’amélioration des conditions de travail des collaborateurs.
