Les bulletins de paie qui s’empilent, les contrats introuvables au pire moment, les dossiers RH saturés, tout cela finit par gripper silencieusement le moindre geste administratif quotidien.
MyPeopleDoc réorganise ce chaos documentaire en un espace clair et sécurisé où chaque salarié retrouve, sans délai, ses preuves de carrière professionnelles. Au lieu de classeurs, vous disposez d’un coffre-fort numérique RH pour la dématérialisation des documents administratifs et une gestion des dossiers salariés, simplement accessible à tout moment depuis le bureau ou le smartphone.
Comment MyPeopleDoc est né d’une simple galère de déménagement pour devenir un standard des dossiers RH
En 2007, deux diplômés d’HEC Paris, Jonathan Benhamou et Clément Buyse, cherchent un moyen d’éviter de perdre leurs papiers lors d’un déménagement. De cette expérience naît Novapost, et l’origine MyPeopleDoc se dessine à travers un service en ligne dédié au stockage de documents personnels. Les premiers besoins des directions RH transforment vite ce coffre-fort généraliste en outil spécialisé pour les employés.
En 2009, la jeune pousse opère un pivot vers les solutions cloud pour les ressources humaines et structure une offre dédiée aux dossiers du personnel. Cette trajectoire constitue l’histoire de la solution RH, marquée par un rachat par Ultimate Software en 2018 pour 300 millions de dollars, puis par l’intégration au groupe UKG en 2020. Aujourd’hui, les technologies issues de PeopleDoc accompagnent l’évolution des services dématérialisés RH dans plus de 12 000 organisations à travers le monde.
- 2007 : création de Novapost sur le campus d’HEC Paris.
- 2009 : pivot vers la numérisation des dossiers RH en cloud.
- 2018 : rachat par Ultimate Software pour 300 millions de dollars.
- 2020 : intégration au groupe UKG après la fusion avec Kronos.
- Plus de 12 000 clients utilisent aujourd’hui les technologies issues de PeopleDoc.
MyPeopleDoc, pour qui et pour quoi faire au juste dans le quotidien d’une entreprise ?
MyPeopleDoc s’adresse en priorité aux directions des ressources humaines qui souhaitent sortir du tout papier et fiabiliser la circulation des dossiers. La plateforme répond aux besoins des services RH pour diffuser les bulletins de paie, archiver contrats et avenants, générer attestations et centraliser les échanges avec les collaborateurs. En France, plus de 3 000 entreprises recourent à cette solution pour alléger la charge administrative des équipes.
Pour les collaborateurs, le service joue celui d’un coffre-fort accessible 24 h/24, sur le web comme sur mobile, y compris après le départ de l’entreprise. Ces accès élargissent les usages des salariés au quotidien : consulter un bulletin, télécharger un contrat, retrouver une attestation pour un bail ou un prêt. Au global, plus de 4 millions d’utilisateurs bénéficient d’une gestion des flux administratifs RH structurée, avec distribution automatique des documents et traçabilité des échanges.
Bon à savoir : la mise en place d’un coffre-fort numérique RH comme MyPeopleDoc réduit fortement les coûts postaux et les tâches manuelles liées à la distribution des bulletins de paie.
Un coffre-fort mais pas seulement : les grandes briques fonctionnelles qui structurent l’expérience MyPeopleDoc
MyPeopleDoc ne se limite pas au simple stockage de fichiers. La solution assemble plusieurs briques cohérentes qui couvrent le cycle de vie complet des dossiers du personnel, depuis la création d’un document jusqu’à son archivage probant. Ces fonctionnalités de la plateforme RH s’articulent autour d’un coffre-fort numérique individuel, accessible aux salariés comme aux services RH.
Autour de ce noyau. MyPeopleDoc ajoute des outils de collaboration entre employeur et salarié et un véritable portail de documents sécurisés. Diffusion automatisée des bulletins de paie, échanges de justificatifs, signatures électroniques, suivi des demandes RH : l’environnement forme une chaîne continue où chaque acteur retrouve rapidement l’information dont il a besoin, sans manipuler de papier ni courir après les versions à jour.
Centralisation des bulletins, contrats et attestations dans un espace unique
Chaque salarié dispose d’un coffre-fort personnel où convergent bulletins de paie, contrats de travail, avenants, attestations et certificats. Cet espace numérique permet un véritable archivage des pièces RH, depuis l’embauche jusqu’au départ de l’entreprise. Les documents déposés par l’employeur y sont conservés dans une version fiable, datée et traçable, ce qui évite les classeurs qui débordent, les copies égarées ou les demandes répétées au service RH.
Les fichiers sont classés automatiquement par type de document, période et émetteur, ce qui facilite l’organisation des documents en ligne. Un salarié peut, par exemple, retrouver en quelques secondes tous ses bulletins de 2021 ou le dernier avenant signé. Il a aussi la possibilité d’ajouter des documents personnels liés à sa vie professionnelle, le tout dans la limite de 10 Go de stockage gratuit mis à disposition.
Accès 24 h/24 sur web et mobile, même après avoir quitté l’entreprise
L’accès au coffre-fort MyPeopleDoc se fait. Via un accès distant sécurisé, depuis un simple navigateur web ou l’application mobile disponible sur iOS et Android. Que la personne soit en déplacement, en télétravail ou chez elle, ses documents RH restent consultables à tout moment, avec une authentification renforcée et la possibilité d’activer une double vérification lors de la connexion.
Particularité appréciée. La continuité du compte salarié ne dépend pas de la présence dans l’entreprise. Après une rupture de contrat ou un changement d’employeur, l’accès au coffre-fort est conservé, gratuitement et sans limite de durée. Les bulletins, contrats et attestations restent donc disponibles pour des démarches ultérieures, par exemple une demande de crédit ou la préparation du dossier de retraite plusieurs années plus tard.
Signature électronique, notifications et workflows RH automatisés
MyPeopleDoc intègre. Une signature électronique des contrats conforme aux exigences légales, qui permet de valider en ligne un nouveau contrat de travail, un avenant ou une clause spécifique. Le salarié signe depuis son espace sécurisé, l’employeur suit l’avancement, et le document final est automatiquement déposé dans le coffre-fort des deux parties, avec un horodatage et une preuve de signature.
Au-delà de la signature. La plateforme s’appuie sur l’automatisation des processus RH. Dépôt massif des bulletins de paie, rappels de validation, notifications envoyées lors de la mise à disposition d’un nouveau document, circuits d’approbation pour certains formulaires : les workflows réduisent les tâches répétitives pour les équipes RH et garantissent des délais de traitement plus courts, avec une meilleure traçabilité de chaque étape.
Que change concrètement MyPeopleDoc pour les services RH habitués aux dossiers papier ?
Pour un service RH habitué aux armoires remplies de dossiers cartonnés, MyPeopleDoc devient un véritable levier. L’impression, la mise sous pli et l’archivage manuel des fiches de paie disparaissent peu à peu, au profit de flux dématérialisés qui apportent un net gain de temps administratif et réduisent les erreurs.
Les équipes passent d’un travail de manutention vers un rôle de pilotage des processus. Au lieu de classer des chemises suspendues, elles gèrent des campagnes de diffusion numérique, ce qui marque réellement la fin des dossiers papier et libère des mètres carrés d’archives. MyPeopleDoc permet ainsi une réorganisation des tâches RH : jusqu’à 30 % de temps gagné sur l’administratif, plus de 40 % d’économies sur l’envoi et le stockage, et des délais de traitement divisés par deux, comme l’a constaté Veolia après le passage à la dématérialisation.
À retenir : la dématérialisation des documents RH avec MyPeopleDoc peut réduire de 50 % les délais de traitement tout en fiabilisant la traçabilité des actions du service RH.
Sécurité, confidentialité, conformité : comment MyPeopleDoc protège des données parmi les plus sensibles de l’entreprise
Les dossiers du personnel concentrent salaires, coordonnées bancaires, arrêts de travail, évaluations et échanges sensibles entre managers et collaborateurs. MyPeopleDoc a été pensé pour encadrer l’ensemble de ce cycle documentaire, depuis la production d’un bulletin de paie jusqu’à son archivage, sans rupture entre les différentes équipes RH et la direction générale.
Pareil niveau d’exigence s’applique à la sécurité : contrôle d’accès fin, traçabilité des opérations et audits externes structurent une véritable politique sécurité informatique. Les mécanismes de chiffrement, la segmentation des environnements et la gestion des habilitations participent à la protection données sensibles, tout en fournissant aux employeurs des preuves de conformité réglementaire rh. Parmi les dispositifs déployés, on peut citer :
- Une séparation stricte des environnements de test, de préproduction et de production.
- Des journaux d’accès horodatés, conservés pour analyse et investigations.
- Des tests de pénétration réguliers menés par des prestataires spécialisés.
- Des procédures de gestion d’incident documentées et testées sur des scénarios réalistes.
Chiffrement, serveurs en France et archivage jusqu’à 50 ans
MyPeopleDoc repose sur un chiffrement de bout en bout appliqué aux flux et aux fichiers stockés. Les bulletins de paie et contrats sont protégés par un chiffrement données rh de niveau bancaire, basé sur des algorithmes de type AES‑256. Les serveurs, redondés et surveillés, sont localisés en France afin de garder les données sous juridiction française.
Les documents stratégiques, comme les bulletins de salaire électroniques, sont transmis à la plateforme d’archivage certifiée CDC Arkhinéo. Cet archivage longue durée garantit une conservation probante pouvant aller jusqu’à 50 ans, avec horodatage, scellement et copies multiples. Un salarié peut ainsi retrouver ses fiches des décennies plus tard, même si son employeur a changé de logiciel ou fusionné avec un autre groupe.
RGPD, valeur légale des documents et certifications de référence
Au‑delà de la technique, MyPeopleDoc intègre des règles strictes de gouvernance des données. Les durées de conservation, les droits d’accès et les procédures de suppression sont paramétrés pour viser une conformité rgpd rh respectueuse des droits des salariés : accès à leurs informations, rectification, portabilité ou suppression lorsque la loi l’autorise.
Sur le plan juridique, les bulletins de paie PDF et contrats signés dans la plateforme possèdent la même force que leurs équivalents papier. La combinaison signature électronique, horodatage et archivage certifié confère une véritable valeur probante documents lors d’un litige prud’homal ou d’un contrôle URSSAF. Les certifications ISO 27001 et les audits externes récurrents renforcent cette confiance dans la fiabilité du système.
Combien coûte MyPeopleDoc et comment se répartissent les rôles entre employeur et salarié ?
Pour utiliser MyPeopleDoc, ce sont les entreprises qui portent le coût de la plateforme, et non les salariés. Le modèle repose sur un contrat SaaS facturé mensuellement, avec une tarification par utilisateur dont le point de départ tourne autour de 3 € par mois et par collaborateur, en France ou à l’international pour tous.
De leur côté, les salariés profitent d’un coffre‑fort personnel qui reste ouvert à vie, avec 10 Go disponibles, y compris après la fin du contrat de travail. L’employeur souscrit un abonnement entreprise rh, paramètre le service, et ce dernier donne un accès gratuit salarié pour consulter les documents au quotidien en toute simplicité.
Du paramétrage aux premiers bulletins de paie dématérialisés : le déploiement de MyPeopleDoc vu de l’intérieur
Avant d’envoyer le moindre bulletin de paie dans MyPeopleDoc, les équipes RH cadrent le périmètre, choisissent les entités pilotes et posent un calendrier réaliste avec la DSI. Ce travail partagé transforme la mise en place en véritable projet de déploiement RH impliquant la paie, le juridique et parfois les représentants du personnel. Les ateliers de cadrage décrivent les processus, les documents visés, les règles d’archivage et les profils d’accès détaillés.
Pendant la configuration, chaque choix métier est traduit dans l’outil : modèles de courriers, circuits de validation, droits par population. Une vraie conduite du changement digital s’organise en parallèle pour expliquer les bénéfices attendus. Quand les tests valident toutes les étapes de mise en œuvre, les premiers bulletins dématérialisés peuvent être diffusés progressivement.
À retenir : les organisations qui structurent leur déploiement MyPeopleDoc réduisent jusqu’à 30 % le temps consacré aux tâches administratives dès la première année.
Connecter MyPeopleDoc aux outils de paie et SIRH existants
La connexion de MyPeopleDoc aux systèmes existants repose sur des échanges automatisés de données avec la paie et le SIRH. Après un audit des flux actuels, les équipes techniques mettent en place une intégration SIRH qui alimente MyPeopleDoc en informations collaborateurs fiables : matricule, entité, contrat, coordonnées. Les bulletins sont alors transférés de façon sécurisée depuis les moteurs de paie via des connecteurs logiciels paie ou des API dédiées, ce qui évite les exports manuels et limite les erreurs. Les tests de bout en bout vérifient que chaque salarié reçoit bien ses documents dans le bon coffre-fort, avec la bonne date et la bonne catégorie, avant passage en production.
Accompagner les salariés pour favoriser l’adoption du coffre-fort numérique
L’adhésion des salariés repose sur une pédagogie simple et répétée : pourquoi la dématérialisation, quels bénéfices concrets, comment activer son compte et récupérer ses documents. Les RH préparent fréquemment un kit de communication interne RH avec affiches, e-mails types, vidéos courtes ou webinaires expliquant pas à pas la première connexion. Des sessions de questions-réponses sont proposées aux managers pour qu’ils relaient les messages sur le terrain et rassurent les équipes les moins à l’aise avec le numérique.
Une phase d’assistance renforcée les premières semaines facilite le passage au tout numérique. Hotline dédiée, pas-à-pas imprimables, accompagnement en présentiel dans certains sites : chaque entreprise adapte son dispositif. Les RH qui impliquent les représentants du personnel et identifient des ambassadeurs métier maximisent l’accompagnement du changement des salariés, ce qui se traduit fréquemment par des taux d’activation du coffre-fort proches de 80 à 90 % dès les premiers mois.
MyPeopleDoc face aux autres coffres-forts numériques : en quoi l’ADN RH fait-il la différence ?
Plus de 3 000 entreprises en France et près de 4 millions de salariés s’appuient déjà sur MyPeopleDoc pour leurs documents RH. Cette base installée donne du recul pour une comparaison des solutions du marché selon la qualité de l’intégration paie, la simplicité d’usage pour les salariés et l’efficacité côté gestionnaires RH. MyPeopleDoc adopte un positionnement spécialisé RH pensé pour couvrir tout le cycle de vie d’un collaborateur, plutôt que de servir de simple disque virtuel.
Digiposte, Cecurity ou les modules RH d’ADP couvrent aussi certaines briques proches, comme la diffusion des bulletins ou l’archivage légal. MyPeopleDoc s’inscrit dans l’écosystème UKG, qui réunit déjà plus de 12 000 clients dans le monde et un chiffre d’affaires supérieur à 3 milliards de dollars, ce qui renforce ses atouts par rapport à la concurrence.
Quand les documents RH cessent d’être une contrainte et deviennent un patrimoine numérique au service de chaque parcours professionnel
Pour un salarié, les documents RH s’empilent année après année : bulletins, contrats, avenants, attestations diverses. Rassemblés dans un coffre-fort MyPeopleDoc gratuit de 10 Go accessible à vie, ces pièces deviennent un véritable patrimoine documentaire de carrière, utile lors d’un changement d’employeur ou d’une demande de crédit. L’archivage probant jusqu’à 50 ans via CDC Arkhinéo, combiné à la portabilité du compte, donne une vision long terme des dossiers RH personnelle.
Au moment de préparer une retraite, de contester un calcul de droits sociaux ou de prouver une ancienneté, disposer de l’historique complet dans MyPeopleDoc évite les recherches pénibles dans des archives papier incomplètes. La recherche par mots-clés, la certification des fichiers et la traçabilité du parcours professionnel associée à chaque document transforment le dossier RH en support administratif fiable pour chaque étape de la vie salariale.
FAQ sur MyPeopleDoc
Qu’est-ce que MyPeopleDoc et à quoi sert ce coffre-fort numérique RH ?
MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique RH qui centralise les documents administratifs des salariés : bulletins de paie, contrats, attestations, certificats, etc. Hébergée dans le cloud et sécurisée, la solution permet aux entreprises de dématérialiser, distribuer et archiver les documents, tandis que chaque salarié dispose d’un espace personnel pour consulter, télécharger et stocker ses fichiers professionnels importants.
MyPeopleDoc est-il gratuit pour les salariés et comment y accéder ?
Pour les salariés, l’usage de MyPeopleDoc est gratuit, avec un espace de stockage pouvant atteindre 10 Go, conservé à vie. L’accès se fait uniquement via une invitation envoyée par l’employeur. Le salarié reçoit un e-mail d’activation, crée son mot de passe, peut activer la double authentification et se connecte ensuite via un navigateur ou l’application mobile.
MyPeopleDoc a-t-il une valeur légale pour les bulletins de paie et contrats ?
Les bulletins de paie et contrats stockés dans MyPeopleDoc ont la même valeur légale que leurs versions papier. La plateforme propose la signature électronique et l’archivage probant via un partenaire certifié, avec conservation pouvant aller jusqu’à 50 ans. MyPeopleDoc est conforme au RGPD et certifié ISO 27001, ce qui permet d’utiliser ces documents comme preuves en cas de litige ou de contrôle.
Quels avantages MyPeopleDoc apporte-t-il aux entreprises par rapport au papier ?
MyPeopleDoc réduit drastiquement l’impression et la distribution papier, ce qui diminue les coûts et l’encombrement des archives physiques. La diffusion automatisée des bulletins de paie et documents RH libère du temps aux équipes, qui peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques. L’intégration avec les logiciels de paie et SIRH existants améliore la fiabilité des données et la productivité globale.
MyPeopleDoc peut-il être utilisé après avoir quitté son employeur ?
Le compte MyPeopleDoc reste accessible même après la fin du contrat de travail. Le salarié conserve son coffre-fort numérique gratuit à vie, avec l’ensemble des documents déposés par les anciens employeurs. Cette continuité permet de retrouver facilement bulletins de salaire, contrats et attestations pour des démarches futures : prêts bancaires, allocations, retraite ou justification d’ancienneté professionnelle.
Comment MyPeopleDoc protège-t-il les données personnelles des salariés ?
La protection s’appuie sur le chiffrement des données (par exemple AES-256), des serveurs sécurisés localisés en France, des sauvegardes régulières et une traçabilité complète des accès. L’authentification à deux facteurs peut être activée pour renforcer la connexion. La conception respecte le RGPD, avec gestion des droits d’accès, durée d’archivage adaptée et politique de sécurité certifiée ISO 27001.