Comment le bail commercial encadre la sous location des locaux professionnels

Le bail commercial ne se réduit pas à un décor pour votre activité, il organise marges de manœuvre et risques dès qu’un tiers vient partager les lieux.

La sous-location attire par sa souplesse apparente, rassure certains locataires, mais expose le preneur initial à des enchaînements juridiques qu’il mesure rarement. Derrière cette mécanique, un cadre juridique précis relie bailleur, locataire et occupant des locaux professionnels. Toute négligence fragilise la stabilité contractuelle obtenue, et transforme un outil d’optimisation en source de tensions, voire de contentieux durables pour chacune des parties en présence directement.

Quand le contrat fixe le décor : pourquoi le bail commercial ne laisse pas la sous location improviser

Le bail commercial fonctionne comme un scénario écrit à l’avance, qui décrit précisément qui occupe les locaux, pour quelle activité et dans quelles limites. Chaque clause borne l’usage des pièces, encadre les possibilités de partage d’espace et conditionne toute idée de sous‑location organisée.

• Description des locaux, parkings et annexes utilisables.
• Indication de l’activité autorisée et des limitations éventuelles.
• Clauses dédiées à la cession, à la sous‑location ou au partage de locaux.
• Répartition contractuelle des charges, taxes, travaux et assurances.

Dans cette logique, le contrat sert de garde‑fou avant toute opération impliquant un tiers. Il impose le strict contrôle du bailleur, conditionne toute sous‑location à une véritable autorisation préalable et renvoie à la documents obligatoires pour un bail commercial pour vérifier la destination des lieux, leur éventuel découpage et la compatibilité de l’activité envisagée.

L’interdiction comme point de départ, l’autorisation comme exception : le renversement de logique en jeu

Le statut des baux commerciaux part d’une idée simple : la sous‑location n’est pas le régime normal. Le locataire n’a pas, par principe, la possibilité de faire entrer un tiers dans les murs qu’il occupe, sauf si le bail ou le propriétaire l’y autorise clairement.

A noter : la sous‑location commerciale reste exceptionnelle et un juge vérifie strictement le respect des formes avant d’admettre sa validité.

Cette construction juridique se distingue nettement des règles applicables aux locations d’habitation, bien plus permissives pour le locataire. Le mécanisme issu de l’article L.145-31 fonctionne comme une véritable dérogation au droit commun et instaure une présomption inverse, puisque la sous‑location est réputée interdite tant qu’aucune clause ou autorisation écrite ne vient l’encadrer.

Deux clés pour une sous location valide, à tourner dans le bon ordre

Pour que la sous location d’un local loué par bail commercial reste valable, deux conditions cumulatives s’imposent au locataire principal selon l’article L.145-31 du Code de commerce. Le bail doit prévoir ou admettre un accord écrit du propriétaire, puis le propriétaire doit être associé à la conclusion du contrat avec le sous locataire par le concours à l’acte.

Ce mécanisme encadre la circulation des locaux et évite que le propriétaire découvre sa sous location trop tard. Le locataire envoie son projet par lettre recommandée ou acte de commissaire de justice, ce formalisme protecteur laissant au bailleur 15 jours pour répondre en temps utile, le silence pouvant alors valoir pleine acceptation.

L’accord écrit du bailleur, clé de voûte

Au stade de la rédaction du bail commercial, le propriétaire peut prévoir une ouverture à la sous location. Cette possibilité se traduit par une véritable clause d’autorisation de sous location, qui peut viser une sous location totale ou partielle, encadrer les activités admises, fixer un plafond de loyer et orienter par exemple la stratégie immobilière du locataire.

Lorsque le bail initial reste silencieux, le locataire doit solliciter l’accord du bailleur avant toute mise à disposition des locaux à un tiers. La demande prend la forme d’un courrier recommandé ou d’un acte d’huissier, qui recherche un consentement exprès et mentionne projet de sous location, surface, durée et loyer pour limiter risque de contestation ultérieure.

Le concours à l’acte, cette présence qui change tout

Au-delà de l’autorisation, le Code de commerce impose que le bailleur soit appelé à intervenir au moment de la conclusion de la sous location. Cette participation du bailleur peut prendre la forme d’une signature du contrat, d’un avenant au bail principal ou d’une mention manuscrite approuvant les termes de la sous location, ce qui rend l’opération opposable au propriétaire.

Pour respecter cette exigence, le locataire transmet au propriétaire une présentation structurée : identité du sous locataire, activité envisagée, loyer et charges, durée, répartition des locaux. Cet envoi forme une information détaillée ; par commissaire de justice ou lettre recommandée, il date le concours du bailleur et sert preuve en cas de contestation.

Sous-location irrégulière : les fils qui se tendent jusqu’à la rupture du bail

Lorsque la sous-location est conclue sans respecter les exigences de l’article L.145‑31 du Code de commerce, l’équilibre du bail se fissure rapidement. Le mécanisme d’inopposabilité autorise alors le bailleur à traiter la sous-location comme inexistante et à poursuivre exclusivement le locataire principal directement pour tous les manquements liés aux locaux loués seulement, tandis que le sous-locataire reste un simple occupant, dépourvu de tout droit à son égard.

Quand le bail prévoit que la sous-location non autorisée constitue un manquement grave, le bailleur fait délivrer un commandement au locataire principal pour faire cesser la situation dans le délai d’un mois. À défaut, la clause résolutoire peut jouer, avec résiliation, expulsion et dommages-intérêts éventuels au profit du propriétaire bailleur uniquement.

Le droit direct du sous-locataire, ou comment exister face au bailleur sans contrat commun

Un sous-locataire régulièrement autorisé ne reste pas simple figurant entre bailleur et locataire principal. L’article L.145‑32 du Code de commerce lui reconnaît une action propre contre le propriétaire, incluant le droit au renouvellement lorsque le bail principal arrive à échéance. La cour d’appel de Grenoble, en janvier 2020, a rappelé que ce droit survit à la liquidation judiciaire du locataire principal.

Pour exister réellement face au bailleur, le sous-locataire doit remplir plusieurs critères cumulatifs. Une immatriculation RCS adaptée, associée à l’exploitation effective d’un fonds de commerce dans les lieux, conditionne l’accès à ce droit direct. Les points pratiques à vérifier avant d’engager une action peuvent être résumés ainsi. Sans ces éléments, la demande risque d’être rapidement rejetée par le juge.

• autorisation écrite et précise de sous-location donnée par le bailleur initial ;
• durée de la sous-location cohérente avec celle du bail principal ;
• activité exercée compatible avec la destination contractuelle des locaux ;
• paiement effectif des loyers et charges par le sous-locataire.

Réajuster les loyers quand le sous-loyer flambe : l’arithmétique précise du Code de commerce

Lorsque le locataire encaisse d’un sous-locataire un loyer supérieur au sien, le Code de commerce, à l’article L.145-31, autorise le bailleur à solliciter un ajustement du loyer principal en cause. Le juge procède alors à une comparaison précise au mètre carré entre le loyer du bail et celui de la sous-location, en prenant en considération la date de prise d’effet de cette dernière. L’augmentation suit la même périodicité que le loyer initial et ne produit d’effets que pendant la durée de la sous-location, le loyer retrouvant ensuite son niveau antérieur.

Pour apprécier ce réajustement, le juge examine la surface réellement sous-louée. Il peut appliquer un correctif de gérance quand cette fraction est plus petite ou entraîne une gestion lourde, et le bailleur doit agir dans le délai biennal.

À retenir : passé un délai de deux ans à compter de la découverte du sous-loyer réel, l’action du bailleur pour augmenter le loyer principal se trouve définitivement éteinte.

Coworking, flex-office, domiciliation : ces montages qui ressemblent à une sous location… sans en être une

Le coworking, le flex-office ou la domiciliation commerciale brouillent les repères du bailleur, mais ne constituent pas toujours une sous-location. Par un arrêt du 27 juin 2024, la Cour de cassation a jugé que lorsque le prix payé couvre à la fois les locaux et des prestations indissociables d’accueil, de nettoyage ou d’accès internet, le contrat relève alors des contrats de services. L’occupant se voit refuser le statut des baux commerciaux, et le propriétaire de l’immeuble ne peut pas réclamer de réajustement de loyer sur cette base.

La demande en bureaux flexibles représente 23 % de la demande placée, pour un stock parisien de 5,4 %, tandis qu’en Suisse la sous-location est passée d’environ 2 % à plus de 5 % depuis 2022. Dans ce cadre, la requalification évitée en bail commercial reste décisive, comme le montrent les éléments suivants.

• Le prix facturé porte sur un ensemble services + espaces, sans ventilation explicite en loyer classique.
• Le contrat prévoit une grande souplesse de durée et de résiliation, incompatible avec un bail commercial de neuf ans.
• L’occupant ne dispose pas de fonds de commerce attaché aux lieux et n’a pas vocation à y recevoir une clientèle stable.
• Les locaux peuvent accueillir successivement plusieurs utilisateurs, sans transmission de droits locatifs d’un occupant à l’autre.

Procédure pas à pas, du premier courrier au contrat signé, pour éviter les chausse-trapes

Avant toute sous location commerciale, le locataire a intérêt à organiser sa démarche qu’à la subir. Il doit cerner le projet, le profil du futur sous locataire et les effets sur son activité. Dans ce cadre, bâtir un véritable calendrier procédural avec des étapes datées limite les risques d’oubli et d’irrégularité.

Vient alors la phase d’échanges avec le bailleur, qui refuse un message informel. La demande doit prendre la forme d’une notification formelle décrivant le projet, surfaces concernées, loyer envisagé et durée prévue. Ces éléments fourniront la preuve de l’accord, ou de son refus, et orienteront la rédaction détaillée du contrat de sous location.

Notifier et cadrer sans ambiguïté les intentions de sous location

Pour que la demande soit prise au sérieux par le bailleur, la forme choisie donne le ton du dossier. La pratique privilégie la lettre recommandée avec accusé de réception, ou l’acte de commissaire de justice, ce qui permet de dater précisément la démarche et de conserver la trace exacte de la demande d’autorisation.

Le contenu doit exposer clairement l’identité du sous locataire pressenti, l’activité exercée, la durée envisagée et le montant du loyer. L’article L.145-31 du Code de commerce laisse au bailleur un délai de réponse, fréquemment de quinze jours, à l’issue duquel son silence peut valoir accord si le bail le prévoit expressément.

Inviter le bailleur à concourir et sécuriser la preuve

Après l’accord de principe obtenu, le bailleur reste acteur à part entière de la sous location. Son intervention passe généralement par un acte de commissaire de justice ou par une signature apposée sur le contrat, ce qui matérialise son engagement et réduit les risques de contestation ultérieure sur la réalité de son consentement.

La convocation ou la signature méritent préparation soignée, sous une forme écrite. Elles rappellent les mentions essentielles du projet : identité des parties, durée de la sous location, répartition des charges, destination des locaux et niveau de loyer. Plus ces éléments sont précis et cohérents avec le bail principal, plus la sous location résistera si un contentieux vient à naître entre bailleur et locataire.

Rédiger, chiffrer, archiver : la discipline qui évite les contentieux

La rédaction ne consiste pas à copier le bail principal, elle doit traduire les accords réels entre locataire et sous locataire. Prévoir un véritable contrat de sous location structuré, avec clauses sur le loyer, la révision, les travaux et la répartition des charges, permet de gérer la relation juridique sans improvisation pendant toute la durée d’occupation au quotidien.

Chaque étape du dossier mérite d’être gardée, depuis la demande initiale jusqu’à la validation transmise par le bailleur. Regrouper les pièces justificatives telles que courriers recommandés, projet de bail, avenants, immatriculations RCS et états des lieux facilite la preuve en cas de litige, y compris pour un réajustement judiciaire du loyer dans les deux années suivant la sous location.

Points de vigilance souvent oubliés : destination des lieux, durée, responsabilité qui ne se délègue pas

Le bail commercial fixe une destination précise aux locaux, limitée à certaines activités. Le sous-locataire doit s’y plier comme le locataire principal, ce qui impose de vérifier la conformité d’activité avant toute signature. Un changement d’usage, par exemple le passage d’une boutique de prêt‑à‑porter à une restauration sur place, requiert un avenant et l’accord exprès du bailleur. À défaut, l’exploitation peut être jugée illicite et fonder une action en résiliation qui emporterait aussi la sous‑location.

Sur la durée, la sous-location ne peut pas aller au-delà du bail principal, y compris lorsqu’il se poursuit par tacite reconduction. Le locataire principal perd son droit au renouvellement quand la sous location totale porte sur tous les locaux, et la responsabilité du locataire s’étend à tout manquement du sous-locataire.

À retenir : une sous-location irrégulière peut entraîner la résiliation du bail commercial et la restitution des loyers encaissés par le locataire principal.

Clore la boucle sans bruit : quand bail commercial et sous location trouvent leur équilibre discret

Lorsque l’autorisation de sous-louer est clairement posée, que le bailleur a concouru à l’acte et que les loyers sont transparents, chaque partie trouve sa place. Le propriétaire conserve la main sur l’usage des locaux et la valeur de son immeuble, tandis que le locataire peut optimiser des surfaces inutilisées. Ce cadre favorise un réel équilibre contractuel, dans lequel le sous-locataire dispose d’une visibilité sur la durée et, le cas échéant, d’un droit direct au renouvellement.

Les ajustements issus des décisions récentes, notamment l’arrêt du 27 juin 2024 sur les contrats avec services intégrés, redessinent le cadre applicable à ces montages. Dans un marché où le flex-office pèse 23 % de la demande placée et 5,4 % du stock de bureaux à Paris, ces textes renforcent la sécurité juridique et alignent les intérêts convergents des bailleurs et des locataires entre eux.

FAQ sur le bail commercial et la sous location