Si le format PDF est très apprécié dans les milieux professionnels, il rencontre des limites lorsqu’il s’agit de traiter des chiffres, des tableaux et des données complexes. Ainsi, si disposez d’un document PDF et que vous deviez effectuer un rapport financier, une analyse statistique, il est préférable d’opter pour Excel.
Dans ce cas, vous devrez convertir votre fichier PDF en Excel. Découvrez ici les avantages de procéder à la conversion de documents PDF en feuilles de calcul Excel et aussi les différents procéder pour y arriver.
Les avantages de convertir un document PDF en une feuille de calcul Excel
Simplification de l’analyse et de la manipulation des données
L’un des principaux avantages de convertir PDF en Excel est que cela simplifie l’analyse et la manipulation des données. En effet, en tirant profit des fonctionnalités, de formules et d’outils d’Excel, les professionnels peuvent facilement analyser des données, créer des graphiques ou encore effectuer des calculs complexes.
Avec Excel, le tri, le filtrage et l’organisation des données se font de manière transparente, facilitant ainsi la mise en évidence de schémas ou de tendances. Que vous soyez dans la finance, la comptabilité ou le marketing, il sera très pratique de générer des tableaux croisés dynamiques ou d’effectuer des mises en forme conditionnelle. En exploitant tout le potentiel d’Excel, vous pourrez prendre des décisions éclairées grâce aux informations que vous aurez mises en avant.
Optimiser la collaboration au sein d’une équipe ou d’une entreprise
Excel est un puissant tableur qui permet aux membres d’un projet ou d’une équipe de collaborer en contribuant simultanément à l’édition et à la révision d’une feuille de calcul. En optant pour un outil permettant de transformer un PDF en Excel, vous n’aurez plus à vous inquiéter d’éventuelles compatibilités entre les logiciels ou des incohérences de formats.
Dès lors, il est possible de partager les fichiers Excel convertis avec votre équipe et d’attribuer à vos collaborateurs, des droits d’accès à ces fichiers.
Présenter visuellement les données
Si vous décidez de transformer PDF en Excel, vous pourrez présenter votre feuille de calcul selon vos besoins. Concrètement, vous pourrez créer des graphiques visuels ou encore des diagrammes. Vous pourrez également insérer des images, des vidéos, des icônes et même des autocollants.
Partager facilement les fichiers Excel
Le fait de convertir PDF en Excel permet non seulement d’y effectuer plusieurs opérations, mais cela facilite aussi le partage de ces fichiers. En effet, les feuilles de calculs sont très portables. Vous pouvez ainsi les partager par e-mail ou les stocker sur votre espace de stockage en ligne et y accéder en tout moment et en tout lieu.
Les différentes méthodes pour convertir un PDF en Excel
La méthode du copier-coller
C’est la technique la plus basique permettant la conversion PDF en Excel et elle se déroule en deux étapes :
- Copier le contenu du document PDF. Pour cela, vous devrez ouvrir votre document PDF, copier le texte ou le tableau à convertir
- Coller le texte copié dans Excel. Ici, il faut d’abord ouvrir une feuille de calcul et coller le contenu copié précédemment. Cela permet de transférer les données copiées dans un format qu’Excel pourra facilement reconnaître.
Recourir à un convertisseur PDF
Une autre technique pour convertir un document PDF en Excel en ligne est de faire appel à un éditeur ou convertisseur. Il s’agit d’un outil performant permettant de convertir des documents en différents formats. Pour utiliser un convertisseur PDF vers Excel, vous devrez :
- Lancer un convertisseur PDF de votre choix à partir de votre navigateur et s’inscrire. Certains convertisseurs PDF en ligne n’exigent pas de créer un compte avant de les utiliser.
- Cliquer sur le bouton PDF vers Excel dans la barre d’outils du convertisseur.
- Ajouter le fichier PDF à convertir en Excel dans la partie réservée à cet effet.
- Cliquer sur convertir pour lancer la conversion du document.
- Télécharger le fichier converti et ouvrir Excel pour le traiter.
En optant pour un convertisseur PDF, vous pourrez facilement et convertir vos documents PDF en Excel et dans plusieurs autres formats. De plus, ils sont faciles à utiliser et permettent même de restreindre l’accès à un document avec un mot de passe sécurisé.
Faire appel à un extracteur de tableaux PDF
Cet outil peut aussi servir à convertir PDF en Excel dans le cas où il faut convertir uniquement des tableaux. Ces outils reposent sur des algorithmes qui leur permettent de reconnaître les tableaux et de facilement les extraire d’un document. De plus, ils disposent de plusieurs fonctionnalités qui permettent d’extraire les tableaux avec précision et évitent de copier des données inutiles. Ainsi, grâce à un extracteur de tableaux PDF, vous pourrez spécifiquement extraire plusieurs tableaux présents dans un document PDF et procéder à leur conversion en feuilles de calcul Excel.
Importer directement un document PDF dans Excel
À défaut de recourir à d’autres outils, vous pouvez utiliser Excel pour importer un document PDF et le convertir directement. En effet, en optant pour cette méthode, vous accéderez à la fonctionnalité d’importation directe d’Excel. Celle-ci facilite l’extraction de données et leur conversion. Pour recourir à cette fonctionnalité, vous devrez :
- Ouvrir Excel et cliquer sur l’onglet “Données” présent dans le ruban
- Cliquer sur “Extraction des données” puis “À partir d’un PDF”
- Importer le document PDF dans lequel vous souhaitez extraire les données.
- Un panneau de navigation s’affichera une fois le document PDF. Dans ce panneau, vous trouverez les différentes pages et tableaux présents dans le PDF sélectionné.
- Sélectionner les tableaux et données à importer dans le ou les pages du document PDF
- Cliquer sur “Importer” après la sélection des données et par la suite, celles-ci seront automatiquement converties en feuille de calcul Excel.
Malgré son efficacité, cette technique est la moins fiable et connaît des limites lorsqu’il s’agit d’extraire des données dans des documents PDF complexes. Dès lors, pensez à vérifier que l’importation s’est bien passée et que la mise en page ou la structure des données n’a pas été altérée.
Pour conclure
En bref, transformer PDF en Excel présente de nombreux avantages et pour y parvenir, plusieurs techniques sont possibles. Outre la possibilité d’utiliser les divers outils de calcul disponibles dans Excel, il peut également contribuer à la mise à jour des données contenues dans le fichier. Toutefois, il est important de s’assurer que l’outil de conversion que vous utilisez ne modifie pas le contenu ou la présentation d’origine du fichier.
